「労務手続きが複雑すぎる…」「法改正への対応が追いつかない…」「従業員からの質問対応に追われる…」
こんな悩みを抱えている労務担当者の方は少なくないのではないでしょうか。
労務業務は、法律や制度の知識が必要で、正確性が求められる一方で、従業員一人ひとりへの個別対応も求められます。ChatGPTなどの生成AIを活用することで、労務手続きの効率化や、従業員対応の質を向上させることが可能になります。
本記事では、労務担当者がChatGPTを実務で活用するための具体的な方法を、すぐに使えるプロンプト例とともに詳しく解説します。
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目次
- 労務業務でChatGPTが役立つ理由
- ChatGPTの基本的な使い方
- 労務手続きの効率化
- 労働法規の確認と解釈
- 従業員からの問い合わせ対応
- 就業規則・規程の作成支援
- 労働時間管理の改善
- ハラスメント対応の準備
- 安全衛生管理の支援
- 労務トラブルへの対応
- うまくいかないときのチェックリスト
- 業務で使う際の注意点
- まず自分のレベルを診断してみよう
- まとめ
労務業務でChatGPTが役立つ理由
法律知識の即時確認
労務業務では、労働基準法、労働契約法、社会保険関連法など、多岐にわたる法律知識が必要です。ChatGPTを活用することで、基礎的な法律知識を素早く確認できます。
調べ物の時間を削減できるため、より付加価値の高い業務に時間を使えるようになります。
文書作成業務の効率化
労務業務では、就業規則、労働契約書、社内通知、従業員への案内文など、様々な文書を作成します。ChatGPTは、こうした文書の下書き作成を支援してくれます。
個別対応の質向上
従業員一人ひとりの状況に応じた説明や、個別の労務相談への回答をChatGPTがサポートしてくれます。より丁寧で分かりやすい対応が可能になります。
ChatGPTの基本的な使い方
労務業務でChatGPTを活用する前に、基本的な使い方を押さえておきましょう。
アカウント作成
ChatGPTは無料で利用を始められます。
- 公式サイト: https://openai.com/chatgpt
※機能や制限は頻繁に更新されます。最新情報は公式サイトをご確認ください。
無料版でも基本的な機能は十分に使えますが、業務で本格的に活用する場合は有料版(月額20ドル程度〜)を検討してもよいでしょう。有料版では、応答速度が速く、利用回数の制限が緩和されます。
効果的なプロンプトの書き方
労務業務でChatGPTを活用する際のプロンプトのコツ:
- 役割を設定する: 「あなたは経験豊富な労務担当者です」と前置き
- 具体的な状況を説明する: 業種、従業員規模、対象者の状況など
- 形式を指定する: 箇条書き、表形式、文章など
- 法的な制約を明示する: 「労働基準法に基づいて」など
労務手続きの効率化
労務業務には、入社・退社、休職・復職など、様々な手続きがあります。ChatGPTを活用することで、これらの手続きを効率化できます。
入社手続きチェックリストの作成
新入社員の入社手続きに漏れがないよう、チェックリストをChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
あなたは経験豊富な労務担当者です。
中途入社者の労務手続きチェックリストを作成してください。
対象: 正社員(中途採用)
含めるべき項目:
- 入社前に準備してもらう書類
- 入社日当日に行う手続き
- 入社後1週間以内に行う社会保険関連の手続き
- 入社後1ヶ月以内に行うその他の手続き
各項目について、必要な書類、提出期限、注意点を記載してください。
チェックボックス形式で、実務ですぐに使える形式でお願いします。退職手続きの説明文作成
退職者への手続き説明をChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
退職予定の従業員向けに、退職手続きの案内文を作成してください。
退職予定日: 3月31日
最終出社日: 3月25日
対象者: 正社員・勤続5年
案内に含めること:
- 返却物のリスト(社員証、PC、携帯電話など)
- 受け取り書類のリスト(離職票、源泉徴収票など)
- 退職後の健康保険の手続き
- 失業保険の申請方法
- 退職後の連絡先
丁寧で分かりやすいトーンで、400文字程度で作成してください。休職手続きガイドの作成
休職を申請する従業員向けのガイドをChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
私傷病による休職手続きのガイドを作成してください。
対象: 正社員
休職期間: 最長6ヶ月
休職中の給与: 無給(健康保険の傷病手当金申請可能)
ガイドに含めること:
- 休職申請の手順
- 必要な書類(診断書など)
- 休職中の連絡方法
- 傷病手当金の申請方法
- 復職時の手続き
従業員が理解しやすい、段階的な説明形式でお願いします。育児休業の手続き案内
育児休業を取得する従業員向けの案内をChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
育児休業の手続き案内を作成してください。
対象: 正社員(第一子出産予定)
出産予定日: 2026年5月10日
希望する育児休業開始日: 出産日から
希望する育児休業終了日: 子が1歳になるまで
案内に含めること:
- 育児休業申請の期限と手順
- 必要な書類
- 育児休業給付金の申請方法
- 社会保険料の取り扱い
- 休業中の連絡体制
- 復職時の手続き
不安を和らげる、前向きで丁寧なトーンで、500文字程度で作成してください。労働法規の確認と解釈
労務業務では、労働基準法をはじめとする様々な法律の知識が必要です。ChatGPTを活用することで、基礎的な法律知識を素早く確認できます。
労働時間の上限規制の確認
時間外労働の上限規制についてChatGPTに確認できます。
プロンプト例:
労働基準法における時間外労働の上限規制について教えてください。
以下の観点で説明してください:
- 原則的な時間外労働の上限
- 36協定を締結した場合の上限
- 特別条項付き36協定の上限
- 違反した場合の罰則
実務で注意すべきポイントも含めて、分かりやすく説明してください。有給休暇の付与日数の確認
有給休暇の付与日数についてChatGPTに確認できます。
プロンプト例:
労働基準法における年次有給休暇の付与日数について教えてください。
表形式で、勤続年数ごとの付与日数を示してください。
また、以下のケースについても説明してください:
- 週の所定労働日数が4日以下の場合(比例付与)
- パートタイム労働者の場合
- 付与の基準日
実務での運用ポイントも含めてください。解雇に関する法的要件の確認
解雇の法的要件についてChatGPTに確認できます。
プロンプト例:
労働契約法における解雇の法的要件について教えてください。
以下の観点で説明してください:
- 解雇権濫用法理とは何か
- 客観的に合理的な理由とは
- 社会通念上相当と認められる場合とは
- 解雇予告の義務
- 解雇予告手当の計算方法
実務で特に注意すべき点も含めて、分かりやすく説明してください。法改正情報の整理
法改正の概要をChatGPTに整理してもらえます。
プロンプト例:
労働基準法の直近の主要な改正について、概要を教えてください。
以下の形式でまとめてください:
- 改正内容の要点(3〜5項目)
- 企業に求められる対応
- 実務への影響
※この情報は参考として使用し、必ず厚生労働省の公式サイトで最新情報を確認する必要があることを明記してください。従業員からの問い合わせ対応
従業員からの労務に関する問い合わせは、内容が多岐にわたります。ChatGPTを活用することで、分かりやすい回答を準備できます。
有給休暇に関する質問への回答
有給休暇に関する従業員からの質問への回答をChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
従業員から以下の質問を受けました。回答を作成してください。
質問: 「有給休暇の残日数はどこで確認できますか?また、有給休暇は何日前までに申請すればよいですか?」
回答に含めること:
- 有給休暇残日数の確認方法(給与明細、社内システムなど)
- 申請期限(就業規則に基づく)
- 申請方法(上司への口頭申請、システム入力など)
- 時季変更権について簡単に触れる
丁寧で分かりやすいトーンで、200文字程度で作成してください。社会保険に関する質問への回答
社会保険に関する従業員からの質問への回答をChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
従業員から以下の質問を受けました。回答を作成してください。
質問: 「結婚して配偶者を扶養に入れたいのですが、どのような手続きが必要ですか?」
回答に含めること:
- 必要な書類(扶養届、配偶者の収入証明など)
- 提出期限(事実発生日から5日以内など)
- 提出先(会社の労務担当)
- 扶養の要件(年収130万円未満など)
従業員が安心できる、丁寧なトーンで、300文字程度で作成してください。労災に関する質問への回答
労災に関する従業員からの質問への回答をChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
従業員から以下の質問を受けました。回答を作成してください。
質問: 「通勤途中に転倒して怪我をしました。労災は適用されますか?」
回答に含めること:
- 通勤災害が労災の対象になること
- 労災申請の手順
- 必要な書類
- 会社への報告方法
- 治療費の取り扱い
不安を和らげる、丁寧なトーンで、300文字程度で作成してください。FAQの作成
従業員からよくある質問をまとめたFAQをChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
労務に関する従業員向けFAQを作成してください。
カテゴリ:
- 有給休暇
- 社会保険
- 勤怠管理
- 給与・賞与
- 退職・異動
各カテゴリについて、よくある質問を3つずつ作成し、簡潔に回答してください。
回答は、従業員が理解しやすい平易な言葉で、各100文字程度でまとめてください。就業規則・規程の作成支援
就業規則や社内規程の作成・改定にChatGPTを活用できます。
就業規則の条文案作成
就業規則の条文案をChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
就業規則の「服務規律」に関する条文案を作成してください。
会社規模: 従業員50名
業種: IT企業(リモートワークあり)
条文に含めるべき項目:
- 誠実義務
- 職務専念義務
- 機密保持義務
- 情報セキュリティ
- リモートワーク時の留意事項
- 副業・兼業の取り扱い
法的に適切で、従業員が理解しやすい表現で作成してください。リモートワーク規程の作成
リモートワーク規程の骨子をChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
リモートワーク規程を作成してください。
前提条件:
- 週3日までリモートワーク可能
- 事前申請制
- 対象: 全職種(ただし職種により制限あり)
- コアタイム: 10時〜15時
規程に含めるべき項目:
- 目的
- 対象者
- 申請・承認手順
- 勤務時間の管理
- 通信費・光熱費の負担
- セキュリティ上の注意事項
- 服務規律
実務で運用しやすい、明確な表現で作成してください。ハラスメント防止規程の作成
ハラスメント防止規程の骨子をChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
ハラスメント防止規程を作成してください。
対象とするハラスメント:
- セクシュアルハラスメント
- パワーハラスメント
- マタニティハラスメント
規程に含めるべき項目:
- 基本方針
- ハラスメントの定義と具体例
- 禁止行為
- 相談窓口
- 相談・苦情への対応手順
- プライバシー保護
- 懲戒処分
パワハラ防止法に基づいた内容で、従業員が理解しやすい表現で作成してください。労働時間管理の改善
労働時間の適正管理は、労務担当者にとって重要な業務です。ChatGPTを活用することで、管理体制を改善できます。
勤怠管理ルールの整備
勤怠管理のルールをChatGPTに整備してもらえます。
プロンプト例:
勤怠管理ルールを作成してください。
現状の課題:
- 出退勤の打刻漏れが多い
- 残業申請が事後になることが多い
- 有給休暇の申請が直前になりがち
ルールに含めること:
- 出退勤の打刻方法と期限
- 打刻漏れがあった場合の対応
- 残業の事前申請ルール
- 有給休暇の申請期限
- 遅刻・早退の連絡方法
従業員が守りやすく、実効性のあるルールを提案してください。時間外労働削減の施策提案
時間外労働を削減する施策をChatGPTに提案してもらえます。
プロンプト例:
時間外労働を削減するための施策を提案してください。
現状:
- 従業員50名
- 月平均時間外労働: 30時間
- 目標: 月平均20時間以内
提案してほしいこと:
- 業務効率化の施策(3〜5項目)
- 労働時間管理の強化策
- 従業員の意識改革の方法
- 経営層への説明資料の構成
各施策について、期待効果と実施のハードルも記載してください。長時間労働者への対応フロー
長時間労働者への対応フローをChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
長時間労働者への対応フローを作成してください。
基準:
- 月80時間以上の時間外労働
- 2ヶ月連続で発生
対応フローに含めること:
- 労務担当者の確認事項
- 本人への面談実施
- 上司への状況確認
- 産業医面談の設定
- 改善策の検討
- フォローアップ
フローチャート形式で、実務で使いやすい形式で作成してください。ハラスメント対応の準備
ハラスメント対応は、労務担当者にとって慎重な対応が求められる業務です。ChatGPTを活用することで、適切な対応の準備ができます。
ハラスメント相談窓口の案内文作成
ハラスメント相談窓口の案内文をChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
ハラスメント相談窓口の案内文を作成してください。
相談窓口:
- 社内窓口(人事部)
- 社外窓口(弁護士事務所)
案内に含めること:
- 相談できるハラスメントの種類
- 相談方法(メール、電話、面談)
- 匿名での相談も可能なこと
- プライバシーが守られること
- 不利益な取り扱いを受けないこと
相談しやすい、安心感のあるトーンで、300文字程度で作成してください。ハラスメント相談を受けた際の対応マニュアル
ハラスメント相談を受けた際の対応マニュアルをChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
ハラスメント相談を受けた際の対応マニュアルを作成してください。
対応手順:
1. 相談者の話を傾聴する
2. 事実関係を確認する
3. 記録を作成する
4. 調査の必要性を判断する
5. 関係者へのヒアリング
6. 対応策の検討
7. 相談者・行為者への対応
8. 再発防止策の実施
各手順について、具体的な対応方法と注意点を記載してください。
特に、プライバシー保護と公平性の確保について詳しく説明してください。ハラスメント研修資料の作成
ハラスメント防止研修の資料をChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
管理職向けのハラスメント防止研修資料を作成してください。
研修時間: 60分
対象: 管理職20名
目的: パワハラ防止法の理解、適切な指導方法の習得
資料に含めるトピック:
- パワハラの定義と6つの類型
- パワハラと指導の違い
- NG事例とOK事例
- 部下への接し方のポイント
- ハラスメントが疑われた場合の対応
各トピックについて、スライド形式で、1トピックあたり3〜5スライド程度の構成を提案してください。安全衛生管理の支援
労働安全衛生法に基づく安全衛生管理業務にChatGPTを活用できます。
健康診断の実施案内
健康診断の実施案内をChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
定期健康診断の実施案内を作成してください。
実施日程: 2026年6月1日〜6月30日
対象者: 全従業員
実施場所: 社内(健診車による巡回健診)
案内に含めること:
- 健康診断の目的
- 受診日時の予約方法
- 受診時の注意事項(食事制限など)
- 未受診の場合の対応
- 結果の通知方法
従業員が受診しやすくなる、前向きなトーンで、300文字程度で作成してください。ストレスチェックの実施案内
ストレスチェックの実施案内をChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
ストレスチェックの実施案内を作成してください。
実施期間: 2026年7月1日〜7月31日
対象者: 全従業員
実施方法: Webアンケート形式
案内に含めること:
- ストレスチェックの目的
- 回答方法(Webアンケートへのアクセス方法)
- 所要時間(約10分)
- プライバシーが守られること
- 高ストレス者への面接指導
安心して回答してもらえる、丁寧なトーンで、300文字程度で作成してください。職場環境改善の提案
職場環境を改善する施策をChatGPTに提案してもらえます。
プロンプト例:
従業員の健康保持増進のための職場環境改善施策を提案してください。
現状の課題:
- デスクワーク中心で運動不足
- コミュニケーション不足
- メンタルヘルス不調者の増加
提案してほしいこと:
- 物理的環境の改善(3〜5項目)
- 運動促進の施策
- コミュニケーション活性化の施策
- メンタルヘルスケアの充実
各施策について、実施コストと期待効果も記載してください。労務トラブルへの対応
労務トラブルが発生した際、適切な対応が求められます。ChatGPTを活用することで、対応の準備ができます。
労働審判への対応準備
労働審判に対応する際の準備をChatGPTに支援してもらえます。
プロンプト例:
労働審判に対応するための準備項目をリスト化してください。
事案の概要: 解雇に関する労働審判(元従業員が解雇無効を主張)
準備項目に含めること:
- 必要な証拠資料
- 時系列の整理
- 争点の整理
- 弁護士との打ち合わせ事項
- 会社側の主張のポイント
各項目について、具体的な内容と注意点を記載してください。労働基準監督署への対応
労働基準監督署の調査に対応する際の準備をChatGPTに支援してもらえます。
プロンプト例:
労働基準監督署の調査に対応するための準備項目をリスト化してください。
調査内容: 労働時間管理と時間外労働に関する調査
準備項目に含めること:
- 提出を求められる可能性のある書類
- タイムカード・勤怠記録の整理
- 36協定の確認
- 賃金台帳の確認
- 就業規則の確認
各項目について、確認すべきポイントと注意点を記載してください。トラブル防止のためのチェックリスト
労務トラブルを未然に防ぐためのチェックリストをChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
労務トラブルを未然に防ぐためのチェックリストを作成してください。
チェック項目のカテゴリ:
- 労働時間管理
- 賃金・残業代
- 休暇管理
- 解雇・退職
- ハラスメント
- 安全衛生
各カテゴリについて、重要なチェック項目を3〜5個ずつリスト化してください。
チェックボックス形式で、定期的に確認できる形式でお願いします。うまくいかないときのチェックリスト
ChatGPTを労務業務で活用する際、うまくいかないことがあります。以下のチェックリストで確認してみてください。
回答が期待と違う場合
- プロンプトが具体的か(職種、規模、状況など)
- 役割を設定しているか(「あなたは労務担当者です」など)
- トーンを指定しているか(丁寧、前向き、フォーマルなど)
- 法的な前提を明示しているか(労働基準法、就業規則など)
解決策: プロンプトに具体的な情報を追加する。特に、法的な前提や自社の状況を明確にすることが重要です。
回答が法的に不適切な場合
- 最新の法改正に対応しているか
- 判例や通達に基づく内容か
- 専門家の確認を得ているか
解決策: ChatGPTの回答は参考情報として活用し、必ず専門家(社会保険労務士、弁護士)や公式な情報源で確認する。
回答が一般的すぎる場合
- 自社の就業規則や慣行を説明したか
- 業種や企業規模の情報を提供したか
- 具体的な状況を説明したか
解決策: 「当社では〜」「弊社の就業規則では〜」と、自社固有の情報を追加する。
業務で使う際の注意点
ChatGPTを労務業務で活用する際には、特に注意が必要です。
個人情報の厳格な管理
注意点: 労務業務では、従業員の個人情報を扱います。以下のような情報はChatGPTに入力しないでください。
- 従業員の氏名、年齢、住所、家族構成
- 社会保険番号、マイナンバー
- 給与情報、健康情報
- 個人を特定できる情報全般
対策: 情報を一般化して使用します。「従業員A」「30代従業員」「入社3年目の正社員」など、個人を特定できない形に加工します。
法的判断は専門家に確認
ChatGPTは、労働法の基礎知識を確認するには便利ですが、法的な判断は必ず専門家に確認してください。
特に注意が必要な分野:
- 解雇の妥当性
- ハラスメント案件の判断
- 労働時間の管理方法
- 賃金の計算方法
これらは、個別の状況によって判断が異なるため、社会保険労務士や弁護士に相談することをお勧めします。
最新の法令情報の確認
労働法は頻繁に改正されます。ChatGPTの回答は、必ず厚生労働省などの公式サイトで最新情報を確認してください。
主要な情報源:
- 厚生労働省公式サイト
- 日本年金機構
- 労働基準監督署
- 社会保険労務士会
従業員の権利保護を最優先
労務業務は、従業員の権利と尊厳に直結します。ChatGPTの回答を参考にしながらも、最終的には従業員の立場に立った判断を心がけてください。
会社のガイドライン遵守
企業によっては、生成AIの業務利用について独自のガイドラインを設けている場合があります。自社の規定を確認してから使用してください。
まず自分のレベルを診断してみよう
ChatGPTを労務業務で活用する前に、現在の生成AIに関する知識レベルを把握しておくことをお勧めします。
生成AIリテラシー診断では、15問の質問に答えるだけで、あなたの生成AI活用レベルを客観的に測定できます。診断結果に基づいて、どの分野の知識を強化すべきか、どのような学習リソースが適しているかといった情報が得られます。
診断は約10分で完了し、無料で利用できます。定期的に診断を受けることで、自身の成長を確認することもできます。
まとめ
労務担当者がChatGPTを活用することで、業務効率を大幅に向上させることができます。重要なポイントをまとめます。
- 労務手続きの効率化: 入社・退社・休職の手続きチェックリスト、案内文作成で業務時間を短縮
- 労働法規の確認: 労働基準法、労働契約法の基礎知識を素早く確認
- 従業員対応の質向上: 分かりやすい回答文、FAQ作成で従業員満足度を向上
- 就業規則の作成支援: 就業規則、リモートワーク規程、ハラスメント防止規程の骨子作成をサポート
- 労働時間管理: 勤怠管理ルール、時間外労働削減施策の立案を支援
- ハラスメント対応: 相談窓口案内、対応マニュアル、研修資料の作成をサポート
- 個人情報の厳格な管理: 従業員の個人情報は絶対に入力しない
- 法的判断は専門家に確認: 解雇、ハラスメント、賃金計算などは必ず専門家に相談
- 最新の法令情報を確認: 厚生労働省などの公式サイトで最新情報を確認
ChatGPTは労務業務の効率化に役立つ強力なツールですが、最終的な判断は人間が行い、従業員の権利と尊厳を守りながら活用していくことが重要です。
まずは小さな業務から試してみて、徐々に活用範囲を広げていきましょう。
最終更新日: 2026年1月28日
執筆者: 生成AIリテラシー診断チーム
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